LA METHODE

Le bon service, le bon outil, la bonne organisation

Une bonne externalisation de la fonction de secrétariat passe par une harmonisation des méthodes de travail entre le chef d'entreprise et son assistant. La performance de CSS-WI comme celle de ses clients passe par la formation et l’utilisation optimale de l’outil informatique. L'offre inclut la mise en place d’un CRM permettant au chef d'entreprise de structurer son système d’information

Avant de commencer à travailler ensemble, revoyons nos fondamentaux.

L'outil de gestion commerciale

L'offre CCS WI inclut la mise à disposition d'un logiciel de devis/facturation/gestion de stock. C'est le coeur du système. Ce logiciel permet de structurer la démarche, regroupant la base clients et la base produits. Cette interface permet aux clients de l'artisan d'accéder à leurs factures et devis en ligne.

Une approche Qualité transparente

L'approche Qualité de CCS WI s'appyue sur une exigence transparence. Nous accompagnons nos clients dans cette démarche. Cela passe notamment par l'établissement systématique de devis écrit validé par le client. Les éléments de suivi de la prestation (photos, vidéo, audio) sont consignés dans le dossier de l'opération. Nous proposons une enquête de satisfaction post prestation.

Système d'information

Selon les études, nous consacrons entre 20% et 30% de notre temps de travail à rechercher de l'information. Un bonne organisation des documents permet de limiter ce gaspillage. L'offre CCS WI inclut un stockage structuré et sauvegardé de vos données.Tous les emails envoyés pour votre compte sont archivés dans cet espace.

Comptabilité et bonnes pratiques bancaires

Votre expert-comptable vous le dira, votre comptabilité est votre premier outil de pilotage. Nous recommandons une application bancaire permettant de photographier et transmettre vos factures d'achat en temps réél à votre expert-comptable. Zéro espèces, zéro chèque, on paie en CB et par virement

Outils numériques

Matriser les outils numériques est indispensable pour tout professionnel. CCS WI vous donne les bases, consulter sa banque en ligne, renvoyer un devis depuis son mobile, envoyer une position GPS, signer un document en ligne ou encore envoyer audios, photos et vidéos à votre assistant CCS WI.

la communication

CCS WI propose à ses clients la mise en ligne d'un site internet. Ce site permet de présenter le savoir-faire et l'offre de services proposée. Le prospect peut déposer une demande de devis. Selon la formule choisie, CCS WI peut contacter le prospect, prendre les premières informations et organiser la mise en relation avec le professionnel.

En pratique ça donne quoi ? Cas d'école.

Avant la prestation	Pendant la prestation	Après la prestation
Un prospect visite la page web de l'artisan et poste sa demande avec photos et vidéos Si nécessaire, l'artisan se rend sur place, puis transmet par audio à son assistant CCS WI, les éléments du devis L'assistant CCS WI transmet le devis Le client valide le devis en ligne et règle son acompte	En début et en fin de journée, l'artisan transmet des photos, et un compte rendu, à son assistant CCS WI Ces éléments sont consignés dans le dossier de l'opération Le client peut suivre ses opération à partir d'un espace privé sur le site de l'artisan	Les photos et les écrits de la réception des travaux sont consignés dans le dossier de l'opération Le dossier numérique complet est envoyé au client Une enquête de satisfaction est réalisée. Avec l'accord du client, les photos avant/après sont intégrées au book de l'artisan